Information zur Datenverarbeitung bei der Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft Forms („Datenschutzhinweis“)

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

Anschrift:
Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36, 53113 Bonn
Dag-Hammarskjöld-Weg 1 – 5, 65760 Eschborn
Kontakt: per E-Mail an @email

Auftragsverarbeiter:
Microsoft Deutschland GmbH
Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“. Der Umfang der Daten hängt unter anderem davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting bereitstellen:

• Angaben zu Ihnen als Nutzer*in: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse (ggf. Profilbild)
• Logfiles, Protokolldaten
• Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Servicedaten zur jeweiligen Sitzung und Nutzung des Systems (Daten von Geräten/genutzter Hardware, Betriebssystem, Zeitzone), Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit und Dauer, im Meeting aufgezeichnete Aktivitäten (wie z.B. Teilnahme und Verlassen, Uhrzeit, an der Aktivität teilnehmende Person und andere Teilnehmende im Meeting mit Datum, Uhrzeit, Dauer.
• Text-, Audio- und Videodaten/-aufzeichnungen (Falls Sie die Möglichkeit haben, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen, dann werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Online-Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.)

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet.
Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie einen Usernamen für das jeweilige Online-Meeting angeben. Bei Teilnahme an einem Meeting wird den anderen User*innen Ihr Username sowie Ihre Emailadresse angezeigt.

1. Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

   Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. Aufzeichnung eines Online-Meetings), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

   Sie können diese jederzeit mit Wirkung auf die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen und bleiben rechtmäßig.

2. Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

   Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (bspw. Arbeitsvertrag, Veranstaltungsvertrag, Bewerbungen etc.)

3. Zwecke im öffentlichen Interesse oder in Erfüllung einer der GIZ übertragenen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)

   Wir verarbeiten personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (bspw. Veranstaltungen, Konferenzen, Umfragen, Webinare etc.).

Ihre Daten werden nicht länger aufbewahrt als dies

• für den Zweck, zu dem diese erhoben wurden, erforderlich ist,
• zu einem mit dem ursprünglichen Zweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. §23 BDSG zu vereinbarendem anderem Zweck erforderlich ist oder
• für den Zweck der Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Fristen erfolgt.

Folgende Daten werden für einen explizit definierten Zeitraum gespeichert:

• Login-Daten und IP-Adressen werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Die Chatnachrichten im Rahmen eines Online-Meetings werden bei der Verwendung von „Microsoft Teams“ protokolliert und verbleiben in den Chatverläufen aller Meeting-Teilnehmenden bis zu 90 Tage.
• Aufzeichnungen von Online-Meetings werden automatisch nach 60 Tagen gelöscht, sofern sie nicht von einer auf die Aufnahme berechtigten Personen für die Erfüllung der in Punkt 3 genannten Zwecke heruntergeladen wird.

Die GIZ  sichert die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbeabsichtigte oder beabsichtigte Verfälschung, Zerstörung, Verlust oder Zugang durch Unbefugte. Diese Maßnahmen werden den technischen Entwicklungen entsprechend aktualisiert und den Risiken stetig angepasst.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht darauf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO),
• Berichtigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu fordern (Art. 16 DS-GVO),
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu beantragen (Art. 17 DS-GVO),
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO),
• Widerspruch gegen die Speicherung Ihrer Daten einzulegen, sofern Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO),
• die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um diese ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO),
• ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern die Verarbeitung der Daten auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO) erfolgt ist. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
• Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Zuständige Behörde für die GIZ ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). 

Bei Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte der GIZ unter @email.

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH. 

Anschrift: 
Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36, 53113 Bonn
Dag-Hammarskjöld-Weg 1 – 5, 65760 Eschborn
Kontakt: per E-Mail an datenschutzbeauftragte@giz.de 

Auftragsverarbeiter: 
Microsoft Deutschland GmbH
Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München

Als GIZ verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die wir durch die Nutzung von 'Microsoft Forms' erhalten. Der Umfang der Daten hängt dabei stets davon ab, welche Informationen Sie bei einer Microsoft Forms Erhebung oder Abfrage angeben. 

• Angaben zur Nutzenden-Person: Name, E-Mail-Adresse (sofern angegeben).
• Antworten und Einträge, die Sie im Rahmen des Ausfüllens eines Formulars tätigen. Dabei kann es sich unter anderem um folgende Daten handeln, ohne dass diese Aufzählung abschließend ist: Reisedaten, Adressdaten, Kontakt- und Kommunikationsdaten, Mitarbeiter*innendaten, persönliche Identifikationsdaten, Qualifikationsdaten, Sozialdaten sowie Vertragsdaten.
• Technische Daten wie u.a. IP-Adresse, Gerätedaten, Betriebssystem und Zeitzone.

1. Zwecke im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) 

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungen weiterhin rechtmäßig bleiben und nicht rückwirkend ungültig werden.

2. Zwecke zur Erfüllung eines Vertrages oder von vorvertraglichen Maßnahmen  (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (bspw. Arbeitsvertrag, Veranstaltungsvertrag, Bewerbungen etc.)

3. Zwecke zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO)

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der unser Unternehmen unterliegt. Sowohl die GIZ als auch ihr Auftragsverarbeiter unterliegen rechtlichen Verpflichtungen im Rahmen derer sie zur Weitergabe Ihrer Daten berechtigt sind.

4. Zwecke im öffentlichen Interesse oder in Erfüllung einer der GIZ übertragenen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (bspw. Veranstaltungen, Konferenzen, Umfragen, Webinare etc.).

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn die GIZ ist dazu gesetzlich verpflichtet oder berechtigt.

Ihre Daten werden nicht länger aufbewahrt als sie:

• für den Zweck, zu dem diese erhoben wurden, erforderlich sind,
• zu einem mit dem ursprünglichen Zweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO i.V.m. §23 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu vereinbarendem anderem Zweck erforderlich sind, oder
• für den Zweck der Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Fristen erfolgt.

Die GIZ gewährleistet den Schutz Ihrer Daten durch den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen. Diese Maßnahmen dienen dazu, Ihre Daten vor unbeabsichtigter oder beabsichtigter Verfälschung, Zerstörung, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen werden den technischen Entwicklungen entsprechend aktualisiert und angepasst.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie das Recht darauf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO),
• Berichtigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu fordern (Art. 16 DS-GVO),
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu beantragen (Art. 17 DS-GVO),
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO),
• Widerspruch gegen die Speicherung Ihrer Daten einzulegen, sofern Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO verarbeitet werden (Art. 21 DS-GVO),
• die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um diese ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO),
• ihre Einwilligung zu widerrufen, sofern die Verarbeitung der Daten auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO) erfolgt ist. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
• Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Zuständige Behörde für die GIZ ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).  

Bei Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte der GIZ unter @email.