Base informativa para cartas de apresentação dos escritórios regionais da BCC a todos os parceiros/contratados do respectivo escritório sobre os novos procedimentos de contabilidade e faturação em 2026 SAP4Hana

Prezadas(os) consultoras(es), prestadoras(es) de serviço, parceiras(os) contratuais, fornecedoras(es) e beneficiárias(os) de financiamentos,

Com o ano chegando ao fim, agradecemos pela confiança e pela valiosa cooperação ao longo de 2025.

Informamos que, como parte de sua transformação digital, a GIZ realizará em 1º de janeiro de 2026 uma migração global para o novo sistema SAP S/4HANA, com o objetivo de padronizar processos e tornar a gestão mais integrada e eficiente.

O que isso significa para você como nossos parceiros contratuais:

Não há mudanças no envio de propostas e na contratação.

A submissão de propostas continuará sendo realizada por meio de nosso email @email

No entanto, haverá mudanças para você como parceiro contratual da GIZ no futuro processo de faturamento e pagamento:

1. A partir de janeiro de 2026, haverá dois novos e-mails para faturamento e processamento financeiro (veja os tópicos 1-4 abaixo).
2. Com a mudança para o novo sistema SAP, cada contrato em andamento receberá um novo número de contrato SAP. Você será informado individualmente sobre os números dos contratos em 2026.
3. O processo de liquidação financeira anterior será dividido em duas etapas para aquisições (de bens e serviços): No futuro, a emissão de faturas será precedida pelo que é conhecido como entrada de serviço (LERF). A emissão da fatura propriamente dita será baseada na LERF verificada pela GIZ. O prazo de pagamento permanece inalterado a partir da data de envio da LERF (ver seção 2 abaixo).

Os detalhes podem ser encontrados abaixo nas seções sobre faturamento que se aplicam a você, para:

1. fornecedores de bens
2. provedores de serviços e
3. beneficiários 

válido a partir de janeiro de 2026.

1. Processo de liquidação para todos os fornecedores de materiais, incluindo licenças de TI e acordos guarda-chuva correspondentes para materiais

Pagamentos adiantados: Por favor, solicite o adiantamento de pagamento, estipulado no contrato com a identificação do número do contrato no campo assunto por e-mail fin.processing_BR@giz.de . 

Faturamento: 

A partir de meados de janeiro de 2026, por favor, utilize o endereço de e-mail invoice_BR@giz.de em vez do endereço de e-mail anterior para faturar bens tangíveis.

2. Processo de liquidação antes e durante a faturação de contratos de serviço, incluindo os respectivos acordos guarda-chuva:

A liquidação dos contratos de serviço também mudará; O objetivo é reduzir reclamações de faturas e acelerar o processamento digital.

Pagamentos adiantados: Por favor, solicite pagamentos antecipados do seu contrato com a GIZ por e-mail para fin.processing_BR@giz.de. Para isso, por favor, utilize os novos modelos de faturamento de 2026 disponíveis no site https://giz.de/brazil

Entrada e faturamento do serviço: A partir de meados de janeiro de 2026, o procedimento de verificação e processamento de faturas será realizado em duas etapas, cada uma com sua própria caixa de entrada de e-mail GIZ:

1. Para entrada de serviço (LERF) e pagamentos adiantados fin.processing_BR@giz.de
2. Para faturamento eletrônico: invoice_ BR@giz.de

Passo 1: Entrada de serviço. Por favor, envie a nova folha de inscrição de serviço (LERF) junto com todos os anexos/documentos relevantes para a caixa de entrada de e-mail fin.processing_BR @giz.de para revisão comercial e técnica antes da faturação. A nova folha de entrada de serviço é baseada no formulário de cobrança com o qual você está familiarizado. O formulário será publicado no site www.giz/XYcountry/ region o mais rápido possível.

Ao realizar a entrada do serviço, por favor, envie também todos os documentos de cobrança dos itens de apoio em formato digital. 

Para contratos em andamento, por favor, envie o LERF com o número atual do seu contrato. Você então receberá uma confirmação de recebimento com o novo número do contrato SAP. Por favor, use isso para mais comunicações.

Passo 2: Faturamento. Assim que o LERF for verificado e liberado pela GIZ, você receberá um e-mail solicitando que envie a fatura dos serviços verificados e aprovados. Por favor, envie uma fatura apenas depois de receber este pedido. No futuro, as faturas só poderão ser enviadas como X-faturas ou faturas em PDF pelo endereço de e-mail invoice_BR@giz.de. 

Desde que a fatura esteja em conformidade com o LERF e os requisitos legais para faturação sejam cumpridos, a fatura será paga.

Os novos formulários e modelos (modelos de faturamento de serviço e faturas) podem ser encontrados em 2026 na web ou serão enviados junto com os novos contratos. 

3. Processo de liquidação para financiamento:

Como beneficiário de financiamento, pedimos que envie seus acordos exclusivamente para o endereço de e-mail @email no futuro (para pagamentos, acordos com anexos e comprovantes de uso). Por favor, utilize os novos formulários de acordo para esse fim. 

Por favor, envie seus documentos inicialmente com o número do contrato anterior. Notificaremos você o novo número do contrato por e-mail, no máximo, quando você enviar seu primeiro acordo após a mudança no sistema de TI.

4. Faturas sem contrato SAP concluídas pela unidade de compras do escritório nacional do GIZ:

Se você deseja fazer pagamentos adiantados ou apresentar faturas para as quais nenhum contrato escrito foi firmado com o escritório nacional da GIZ, mas para as quais outra forma de comissionamento por membros da equipe e projetos da GIZ já foi realizada, por favor, envie essas notas em PDF ou XRechnung para invoice_BR@giz.de, informando o endereço de e-mail ou nome do funcionário da GIZ. 

5. O seguinte se aplica a todos os tipos de contratos e faturas:

Não haverá alterações nos termos de pagamento da GIZ que estiveram em vigor até o momento. 

No entanto, diante da mudança de sistema em janeiro, pedimos gentilmente que você não envie suas novas faturas antes de 15 de janeiro de 2026.

Estamos fazendo todo o possível para minimizar qualquer inconveniente e para tornar o novo processo o mais eficiente possível.

Obrigado pelo apoio e compreensão durante o período de transição.

Com os melhores cumprimentos e melhores votos para o ano novo,

DIRK MAEHRLAENDER

LFA